行政文秘工作者必须掌握的
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一、红头文件的制作及标准
1.进行页面设置
选择文件——页面设置选择页边距附签，上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。选择版式附签，将页眉和页脚设置成奇偶页不同，在该选项前打。选择文档网格附签，字体设置，中文字体设置为仿宋；字号设置成三号，单击确定按钮，选中指定行网格和字符网格；将每行设置成28个字符；每页设置成22行。然后单击确定按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2.插入页号
选择插入——页码，位置设置为页面底端（页脚），对齐方式设置为外侧。然后单击格式按钮，数字格式设置为全角的显示格式，单击确定按钮，再次单击确定按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成四号；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3.发文机关标识制作
选择插入——文本框——横排菜单项，鼠标将会变成┼，在wordxx版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——设置文本框格式，在这里来设置红头的属性。
选择颜色和线条附签，颜色设置成无填充颜色。选择大小附签，高度设置成2cm；宽度设置成15.5cm。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐:对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面；垂直对齐:绝对位置设置成页边距，下侧设置成2.5cm——平行文标准，8.0cm——上行文标准，注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击确定。
选择文本框附签，左、右、上、下都设置成0cm，单击确定完成。文本框属性全部设置完成，单击确定按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成红色，字体设置成小标宋简体，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4.红线制作
首先将视图——工具栏——绘图选中，单击绘图工具条的直线工具，鼠标会变成十字形，左手按住键盘上的shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择设置自选图形格式，红线的属性在这里进行设置。选择颜色和线条附签，颜色设置为红色；虚实设置为实线；粗线设置为2.25磅。选择大小附签，宽度设置为15.5cm。选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐:对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面，垂直对齐:绝对位置设置成页边距，下侧设置成7cm——平行文标准，13.5cm——上行文标准，注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
5.文号制作
平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择插入——符号——符号附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击插入按钮即可。
6.主题词制作
选择表格——插入——表格，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——表格附签，对齐方式设置为居中；然后单击边框和底纹按钮，在预览窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7.保存成模板文件
单击文件——保存，保存类型:选择文档模板（*。dot）；文件名:给模板命名；保存位置:模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是:选择文件——打开，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击打开按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1依据模板建立新公文:选择文件——新建——常用附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准:
标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，和六角符号的输入方法一致，不能使用字母o或数字0代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。
一、红头文件的制作及标准
1.进行页面设置
选择文件——页面设置选择页边距附签，上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。选择版式附签，将页眉和页脚设置成奇偶页不同，在该选项前打。选择文档网格附签，字体设置，中文字体设置为仿宋；字号设置成三号，单击确定按钮，选中指定行网格和字符网格；将每行设置成28个字符；每页设置成22行。然后单击确定按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2.插入页号
选择插入——页码，位置设置为页面底端（页脚），对齐方式设置为外侧。然后单击格式按钮，数字格式设置为全角的显示格式，单击确定按钮，再次单击确定按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成四号；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3.发文机关标识制作
选择插入——文本框——横排菜单项，鼠标将会变成┼，在wordxx版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——设置文本框格式，在这里来设置红头的属性。
选择颜色和线条附签，颜色设置成无填充颜色。选择大小附签，高度设置成2cm；宽度设置成15.5cm。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐:对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面；垂直对齐:绝对位置设置成页边距，下侧设置成2.5cm——平行文标准，8.0cm——上行文标准，注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击确定。
选择文本框附签，左、右、上、下都设置成0cm，单击确定完成。文本框属性全部设置完成，单击确定按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成红色，字体设置成小标宋简体，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4.红线制作
首先将视图——工具栏——绘图选中，单击绘图工具条的直线工具，鼠标会变成十字形，左手按住键盘上的shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择设置自选图形格式，红线的属性在这里进行设置。选择颜色和线条附签，颜色设置为红色；虚实设置为实线；粗线设置为2.25磅。选择大小附签，宽度设置为15.5cm。选择版式附签，单击高级按钮，水平对齐:对齐方式设置成居中，度量依据设置成页面，垂直对齐:绝对位置设置成页边距，下侧设置成7cm——平行文标准，13.5cm——上行文标准，注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。
5.文号制作
平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择插入——符号——符号附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击插入按钮即可。
6.主题词制作
选择表格——插入——表格，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——表格附签，对齐方式设置为居中；然后单击边框和底纹按钮，在预览窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
7.保存成模板文件
单击文件——保存，保存类型:选择文档模板（*。dot）；文件名:给模板命名；保存位置:模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是:选择文件——打开，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击打开按钮调出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1依据模板建立新公文:选择文件——新建——常用附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。
2制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准:
标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正文——三号仿宋字体；
成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，和六角符号的输入方法一致，不能使用字母o或数字0代替。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。